ไฟล์ที่ใช้สำหรับส่งพิมพ์ปัจจุบันที่เป็นมาตรฐานคือไฟล์ PDF (Portable Document Format). ไฟล์ PDF เองยังมีแบ่งแยกย่อยหลายประเภท ไม่ใช่ว่าถ้ามีไฟล์ PDF แล้วก็สามารถใช้พิมพ์ได้ ไฟล์ PDF บางประเภทสร้างเพื่อสำหรับดู (preview) บนหน้าจอ, ไฟล์ PDF บางประเภทอาจจะแปลงมาจากภาพ JPEG ซึ่งเป็นภาพบิตแมป (bitmap) ซึ่งบางครั้งไม่เหมาะสำหรับใช้ในงานพิมพ์ที่ต้องการงานที่มีคุณภาพสูง. จึงมีความจำเป็นที่ต้องทราบว่าจะต้องสร้างไฟล์ PDF อย่างไรให้เหมาะสำหรับส่งงานพิมพ์กับโรงพิมพ์ ซึ่งจะมีปัญหาน้อยที่สุดและนำไปพิมพ์ได้ทันที.